Comunicação efetiva através de e-mail

Todos nós nos comunicamos efetivamente por meio das palavras, do tom de nossa voz e do nosso corpo: postura, gestos e expressões. Alguma mensagem é sempre transmitida, mesmo quando não dizemos nada ou ficamos parados. Comunicação, portanto, envolve uma mensagem que passa de uma pessoa para outra. Como saber se a mensagem que você está passando é a mensagem que o outro está recebendo? Como saber que o significado que o outro percebe é o mesmo que queremos passar? 

A comunicação envolve muito mais do que apenas palavras. As palavras são apenas uma pequena parte da nossa capacidade de expressão como seres humanos. Estudos demonstram que numa apresentação diante de um grupo de pessoas:

• 55% do impacto da comunicação são determinados pela linguagem corporal;
• 38% pelo tom de voz;
• 7% apenas pelas palavras e conteúdo da apresentação.

Sendo assim, mesmo no envio de um e-mail eficaz teremos apenas 7% de uma comunicação efetiva. O e-mail é uma forma de comunicação extremamente conveniente e amplamente utilizada em todo o mundo, é um meio de comunicação diferente dos demais e no mundo globalizado é utilizado nas empresas como uma das principais ferramentas de comunicação, por essa razão ele deve ser eficiente e profissional. 

Por ser a internet um meio de comunicação muito rápido e dinâmico, causa a impressão de que estamos sempre correndo contra o relógio. A consequência disso é que a maioria das pessoas não tem paciência para ler textos extensos na tela do computador. Muitas delas não conseguem sequer permanecer numa mesma página por mais de 30 segundos. E com as novas tendências tecnológicas imagine com é a leitura de um e-mail extenso na tela de um celular. 

Lembre-se que vivemos hoje em um mundo globalizado que gira em alta velocidade, a agilidade na troca de informações deve acompanhar esse ritmo. Portanto Primeiro comunique e depois explique, um e-mail mal redigido causa uma pergunta que irá aguardar uma resposta e enquanto estiver nesse pingue-pongue nada acontece. 
A dica inicial é utilizar o e-mail para formalizações, a comunicação por telefone conta com 38% contra 7% de chances de ser compreendido. 

Então, como redigir uma mensagem que me faça compreender com eficiência? 

Seguem algumas instruções que poderão ser muito úteis:

Os 24 passos para um e-mail eficaz

1. Que resultado desejo?

Antes de começar a redigir um e-mail, pergunte-se “Que resultado desejo obter com essa mensagem?” ou “O que desejo que o leitor faça?”.

2. Comunique e depois Explique

Inicie seu e-mail com informação que levará o leitor fazer o que você deseja. Deixe as explicações e justificativas para segundo plano. Seja sintético, ou seja, procure explicar resumidamente, sem entrar em muitos detalhes. 

3. Clareza e Objetividade

A facilidade para escrever e enviar uma mensagem estimula a informalidade. Aproveite esse benefício sem cair no desleixo: dedique tempo para redigir e-mails com clareza e objetividade se não quiser confundir (ou aborrecer) o destinatário. 
Tente ser objetivo e separar os assuntos com clareza em uma sequencia lógica. 

4. Sem excessos

Além de irritantes e cansativas, mensagens longas e repetitivas dificilmente conseguem transmitir as informações desejadas com eficiência e rapidez.

5. Canais de comunicação

Ao redigir um e-mail procure identificar o canal de comunicação frequentemente utilizado pelo leitor da mensagem com a qual você está se comunicando. Isso poderá garantir uma maior compreensão de sua mensagem. Lembre-se que os canais de comunicação são: Visual, Auditivo e Sinestésico. 

6. Moderação no texto

Na hora de escrever um e-mail, pode ser tentador incluir todas as pessoas conhecidas na lista de destinatários. Lembre-se de que sua mensagem é apenas mais uma na caixa de entrada e, se quiser que seja lida com atenção, ela terá de ser bem elaborada. Além disso, se você envia para 25 pessoas uma mensagem que precisa de cinco minutos para ser lida, irá consumir mais de duas horas do tempo alheio. Tenha em mente que na tela a leitura torna-se mais fácil se o texto vier em parágrafos curtos. 

7. Pontuação

Muitas pessoas ignoram os sinais de pontuação ao redigir e-mails, seja por pressa ou simplesmente por achar que são supérfluos. Saiba que os sinais de pontuação são importantíssimos em qualquer texto escrito, e deixar de colocá-los pode deixar o texto ininteligível, ou mesmo com um significado totalmente diferente do pretendido. 
Veja um exemplo:

“Se o homem soubesse o valor que tem a mulher andaria rastejando à sua procura”.
Experimente colocar a vírgula depois da palavra “tem” e leia novamente. 

Agora, coloque a vírgula apenas depois da palavra “mulher” e veja a profunda diferença. 

8. Letras maiúsculas

Algumas pessoas têm mania de digitar tudo em letras maiúsculas. Entretanto, caracteres maiúsculos em mensagens dão a impressão de que o autor está gritando. E, da mesma forma que é mais difícil de entender uma pessoa que está gritando, também é mais difícil de entender textos em letras maiúsculas. As maiúsculas têm um forte efeito quando usadas para destacar uma palavra ou expressão, mas são extremamente irritantes quando usadas no texto inteiro. Além disso, É FALTA DE EDUCAÇÃO CONVERSAR COM ALGUÉM GRITANDO! 

9. Enfatizando

Para enfatizar frases e palavras destaque-as itálico, negrito, sublinhando, colocando entre aspas, (“ ”; ‘ ’), ou asteriscos.

10. Identificando o Assunto

Se você quer que seu e-mail seja lido, dedique atenção para a identificação do assunto. Em vez de tentar resumir o conteúdo no título, escreva a mensagem primeiro, leia-a e depois elabore a identificação. Prefira usar poucas palavras, pois frases longas demais não aparecem inteiras na caixa de identificação de diversos programas de gestão de e-mail. 
Identifique o assunto com até 50 caracteres. 

11. Escrita objetiva

Aprenda a escrever mensagens de leitura fácil e a transmitir o que é importante sem desperdiçar o tempo das pessoas. 

12. Como responder

Mantenha a mesma identificação do assunto (em uma resposta, ela virá precedida da sigla “Re:”), pois a medida facilita a organização por tema na hora de arquivar os assuntos. Para redigir a resposta, acrescente seus comentários no início do texto, insira algumas observações ao longo da mensagem e apague o que não tiver importância. Se cada pessoa que ler e devolver a mensagem adicionar um bloco de texto no início, o e-mail corre o risco de ficar imenso. 

13. Passo a passo

Para enviar e-mails apenas informativos, use PSC (Para Seu Conhecimento). 
Nesse tipo de e-mail, você pode usar também a sigla PSI (Para Sua Informação). 

14. Clareza ao comunicar

Ao contrário do que ocorrem com as cartas, os e-mails são informais e em geral têm um tom coloquial. No entanto, alguns destinatários podem interpretar de maneira errada. Ao escrever, pense em quem vai ler e reserve a intimidade apenas para os amigos.
Seja objetivo e aumente as chances de ser compreendido. 

15. Abreviações

Como cada vez mais pessoas compõem suas mensagens em movimento, às vezes usando o celular como teclado, aumentando a tendência ao uso de abreviações. A  necessidade de facilitar o processo deu origem a uma linguagem rica em siglas e palavras de fácil identificação, como “msg” em vez de “mensagem” e “vc” no lugar de “você”. Não se sinta obrigado a utilizar esse “idioma” e reserve a linguagem codificada para mensagens enviadas para quem compreende as abreviações. Só abrevie palavras se tiver certeza de que o leitor da mensagem as entende. 

Dicionário essencial de internetês:

• blz — beleza • bjs — beijos
• vc — você • fds — fim de semana
• q — que • naum — não
• soh — só • tow — estou
• aham — sim • intndndu — entendendo
• tah — ta • nda — nada
• jah — já • rs — risos
• d+ — demais • hehehe — risada
• t+ — até mais • hahaha — gargalhada moderada
• 9dades — novidades • huahuahua — gargalhada escandalosa

16. Símbolos com significado

No início da era do e-mail foram desenvolvidos sinais gráficos destinados a transmitir uma mensagem de humor, chamados de smileys ou emoticons. Em geral, apontam o tom do texto, como indiferença ou preocupação, por exemplo. Existe uma grande variedade desses símbolos, mas os mais usados estão descritos abaixo. Vale lembrar que nem todas as pessoas conhecem o significado dos emoticons e há quem os considere infantis. Evite usá-los em e-mails profissionais. 

Significado:

🙂 Tradicional sorriso. Costuma indicar satisfação.
😉 Piscada. Em geral, acompanha uma piada ou brincadeira.
🙁 Preocupação. Costuma indicar tristeza ou desencanto.
:-/ Indiferença. Revela apatia ou falta de interesse.
:-> Sarcasmo. Usado para identificar cinismo ou ironia.
17. Tom correto

Ao escrever um e-mail para uma pessoa pela primeira vez, pode ser difícil saber qual tratamento dar e como encerrar a mensagem. Aposte na neutralidade: use “Caro (fulano)” e termine com “Um abraço”. Reserve formas mais próximas (como “querido” ou “um beijo”) para destinatários que você conhece bem. 
Tente solucionar questões difíceis por telefone ou pessoalmente. 

18. O perigo das emoções

Quando estiver nervoso ou alterado, preste o dobro de atenção nas mensagens que pretende enviar, pois algumas vezes um e-mail que você julga inofensivo pode conter emoções que não precisam ser transmitidas. Escrever com neutralidade em momentos de agitação não é fácil, e a leitura feita pelo destinatário pode agravar ainda mais a situação. Se tiver dúvidas, elabore uma mensagem “difícil”, mas não envie: faça uma leitura atenta depois de um intervalo. 
Nos e-mails profissionais, evite ironias. 

19. Em busca de ajuda

Se você se sente cansado ou sob pressão, pode ser útil pedir a opinião de um colega antes de mandar uma mensagem. Mostre o e-mail para uma pessoa não envolvida e peça seu parecer sincero. 

20. Comentários sarcásticos e humorísticos

Tome cuidado ao fazer comentários sarcásticos e humorísticos em e-mails. 
Como na linguagem escrita não é possível, nem mesmo com os emoticons, passar todas as expressões faciais, emoções e entonações como na língua falada, esses comentários podem ser mal interpretados ou entendidos como críticas. 
Isso pode tornar uma inocente piadinha ou comentário sarcástico em uma ofensa, o que se torna ainda mais grave porque você não poderá ver de imediato a reação do leitor para, se fosse o caso, tentar consertar o mal entendido. 

21. Anexo

Envie arquivos anexos apenas quando solicitado, jamais para listas. Algumas caixas de e-mail possuem limitações no seu tamanho evite sobrecarregar a caixa de e-mail de seu leitor, pois sua mensagem pode não chegar ao destinatário. 

22. Spam

Fazer spam é enviar mensagens por e-mail para dezenas de pessoas, listas ou newsgroups, não importando o assunto da lista, ou o interesse das pessoas destinatárias das mensagens. 
A prática de “spamming”, além de ser chato, pode ser também prejudicial. Você pode sobrecarregar a caixa de mensagens dos destinatários causando transtornos técnicos. 

23. Assinatura

Você pode incluir uma “assinatura” em todos os e-mails que enviar. A assinatura nada mais é do que um pequeno texto de uma ou duas linhas com suas informações de contado, como nome, e-mail e telefone. Evite assinaturas com muitas linhas de texto, pois elas poderiam ficar maiores do que a mensagem propriamente dita. Na grande maioria dos programas de envio de e-mail existe a função de adicionar assinatura automaticamente. 

24. Finalizando

Sempre dê uma conferida na mensagem antes de clicar em “Enviar”, pois tudo o que puder ser mal interpretado em uma mensagem escrita provavelmente o será. Por isso é preciso ter cuidado com tudo que você escreve. 
Outro cuidado que deve ser tomado é com o que se fala dos outros. Lembre-se que os e-mails deixam rastros e podem ser facilmente encaminhados para outros destinatários. Ao errar uma simples letra em sua digitação, você fará com que o destinatário não receba sua mensagem e ainda poderá estar enviando informações confidenciais a pessoas estranhas. 

Cuidado com a pontuação de suas mensagens

Pouca gente se dá conta de como é importante pontuar adequadamente um e-mail. A falta de um simples ponto de interrogação, por exemplo, pode causar um belo mal-entendido. Pontos de exclamação mal empregados chegam a dar impressão de que o autor da mensagem está irritado, enquanto o uso indiscriminado de reticências sugere hesitação.

Você já havia parado para pensar nessas “sutilezas”? Se não, vale a pena relembrar a função de alguns sinais de pontuação que as pessoas têm usado de forma descontrolada. 

Reticências

Sua função é marcar a interrupção de uma frase e indicar: hesitação, surpresa, timidez, dúvida, suspiro.

E se… e se tiver que viajar amanhã?
Será que eu vou… Será que eu fico…
Esperava encontrar as coisas em ordem… mas que bagunça encontrei!
Ano após ano, tenho lutado por essa promoção…

Uma ideia incompleta, deixada no ar.

Será que…
Água mole em pedra dura…
Aquele cara é um…

Portanto, cuidado: … se você gosta de separar suas frases com esses simpáticos pontinhos… que servem para tudo… e dispensam a vírgula… o ponto… e a maiúscula no começo da frase… poderá causar, no leitor de sua mensagem, a impressão de que você é uma pessoa hesitante, insegura ou lacônica. 

Ponto de exclamação

Expressa surpresa, espanto, ênfase ou admiração. Seu uso dá um tom emocional à mensagem:

Preciso deste relatório o mais depressa possível!
Antônio! O cliente já ligou várias vezes procurando por você!
Nosso estoque está se esgotando, temos poucas unidades à venda!

Portanto, cuidado!!! Os pontos de exclamação devem ser usados com muito critério na comunicação corporativa, pois podem dar um tom aflito, exagerado ou irritado à mensagem!!!! 

Interrogação

Serve para expressar uma pergunta ou questionamento:

Você tem condições de aprontar o material para amanhã?
O fornecedor vai entregar o material a tempo?

Portanto, cuidado. Se você esquecer de usar o ponto de interrogação no final de uma pergunta, quem lê sua mensagem pode entendê-la como afirmação:

Você tem condições de aprontar o material para amanhã
O fornecedor vai entregar o material a tempo

Ponto

Marca o término da frase. Utilizado em conjunto com a letra maiúscula no começo da frase, o ponto é fundamental para a organização das ideias:

A apresentação do comitê foi ótima. Para mim não ficou nenhuma dúvida. Sobre o projeto novo, decidimos acelerar aquela obra que estava parando. O Jorge estava inspirado. Ao chegar, me ligue.

Portanto, cuidado. Se você não marcar onde termina uma frase e onde a outra começa, elas poderão ficar “emboladas”, dificultando a compreensão de quem lê a mensagem:

A apresentação do comitê foi ótima para mim não ficou nenhuma dúvida sobre o projeto novo, decidimos acelerar aquela obra que estava parando o Jorge estava inspirado ao chegar, me ligue.

Eliane Santos
Trainer em Programação Neurolinguística,
Certificada em Hipnose Ericksoniana e Treinamento Comportamental.

Texto originalmente disponível em

http://www.samejspenser.com.br/2011/10/comunicacao-efetiva-atraves-de-e-mail_03.html